Exceder de debajo de pilas de papel puede parecer una tarea desalentadora e insuperable.
Seamos enfrentarlo, el papel puede ser intimidante y abrumador.
Y toda la charla sobre una sociedad sin papel es solo esa charla.
De hecho, la máquina de fax, la copiadora, la impresora doméstica, la entrega de Daily Mail y otros invasores que empuñan en papel, casi asegura que nos dirigimos en la dirección opuesta.
El documento viene implacablemente y sin previo aviso, y nunca deja de venir: facturas, pólizas de seguro, faxes, listas de tareas, facturas, información fiscal, manuales de usuarios, recibos, itinerarios … Agregue las revistas, folletos, borradores, folletos, cartas, borradores, etc., y es fácil ver cómo las moles de papel crecen rápidamente en montañas de papel.
Y, aquí está la peor parte: en algún lugar de este montículo de caos en constante crecimiento, se encuentra su negocio: números de teléfono importantes, facturas que deben pagarse, clientes que necesitan atención, cuentas por cobrar que necesitan recolectar
Antes de ayudarte a salir del desorden del papel, déjame asegurarte de dos cosas:
Usted no está solo.
Hay una luz al final del túnel.
Mi objetivo es desencadenarte, ayudándote a reducir y organizar tus documentos.
Sin embargo, antes de comenzar, déjame sugerirte que no intentes hacer todo en un día.
Trabajar en 1-2 horas trozos de tiempo.
El primer paso es clasificar, para clasificar, necesitaremos algunos contenedores (uso cestas de lavandería o cajas de leche, pero cualquier cajas lo harán).
Etiquetar los contenedores en consecuencia:
Tome medidas que requiera que haga algo dentro de las próximas dos semanas.
Incluye facturas, citas, reuniones, etc.
Leer incluye cualquier papel, boletín, anuncio, revista, etc.
Eso puede contener información que desea leer.
El secreto aquí es cortar el artículo y tirar el resto de la publicación.
30 días incluyen cosas que deben hacerse dentro de los 30 días, pero no son tan críticos como los elementos de acción que deben realizarse dentro de dos semanas.
Incluye facturas adeudadas, citas, eventos, tareas etc.
Archivo Estos son elementos archivados que no requieren acción, pero deben retenerse.
Incluye contratos, extractos bancarios, recibos, garantías, información del producto, información fiscal, etc.
Deseche todo lo que tenga seis meses y requiera que no tome medidas.
Ahora que tenemos nuestros contenedores, comience.
Tome una pila de papeles y clasifíquelo, colocando cada papel en el contenedor apropiado.
Como está clasificando por categoría general, debería ir bastante rápido.
Sea minucioso, pero rápido.
La clave es tocar cada pedazo de papel solo una vez, y no leer cada papel.
Solo mira y póngalo rápidamente en el contenedor correcto.
Haremos un tipo más específico más adelante.
Por ahora, estamos haciendo un tipo general y desechando basura.
Por supuesto, la pregunta más importante es qué tirar.
La respuesta simple es tirar todo lo que no necesite.
Debes preguntarte, ¿realmente necesito esto, y qué es lo peor que puede suceder si tiro esto? Trabajé con una persona que publicó un periódico local y especializado.
Quería mantener una o dos copias de cada problema, pero cuando ordenamos su papeleo, encontramos 40-50 copias de cada una.
También encontramos registros de eventos en los que participó hace años, fotos de bodas, algunas de las obras de arte de sus hijos, recibos de alquiler de DVD, listas de tareas del año pasado, el certificado de nacimiento de su hijo, el título de su SUV, etc.
También encontramos manuales de propietarios y recibos de artículos que ya no poseía, pilas de extractos bancarios de la década de 1980, etc.
Recuerde, este es su espacio de trabajo.
Para que sea más eficiente, efectivo y profesional, su papeleo debe estar en orden.
Por ahora, has pasado por cada pila de papel.
Usted ordenó correctamente, tiene cinco contenedores o cajas de papeles para archivar y (muy probablemente) mucho papel descartado para el reciclaje.
Felicitaciones por su arduo trabajo y progreso.
Estén atentos y discutiré cómo configurar un sistema de archivo y qué hacer con los documentos que ordenó
