Anteriormente señalamos que los documentos deben clasificarse antes de que puedan presentarse correctamente.
Continuando con nuestro último artículo, su tipo lo ha dejado con dos pilas: para archivar y tirar/reciclar. Ha lanzado la basura/reciclaje, así que ahora tiene una pila de papeles para archivar.
Deje S termine el tipo y cree un sistema de archivo básico.
Tenga en cuenta tres cosas:
Un sistema de presentación tiene un propósito principal: permitirle encontrar y recuperar su información de manera rápida y precisa.
Sus archivos se parecen mucho a una biblioteca.
Cuando entras en una biblioteca, quieres poder ir directamente al estante y encontrar el libro que deseas.
Imagínese si la biblioteca no tuviera un sistema de archivo y coloque libros en los estantes al azar.
¿Cuánto tiempo crees que te tomaría frustrarse y renunciar a la búsqueda?Supongo que probablemente nunca volverías a la biblioteca.
Sus archivos son la biblioteca de su vida.
Es posible que no necesite su papeleo a menudo, pero cuando lo necesita, desea poder encontrarlo rápidamente.
Se trata de previsibilidad.
Las sorpresas son excelentes en los cumpleaños.
Con el papeleo, desea previsibilidad y velocidad.
Y encontrar papeles rápidamente significa tenerlos en el lugar correcto.
Para crear su sistema de archivo, siga estos pasos:
1.
Amplio: ordene sus documentos en categorías amplias, como seguros, servicios públicos, inversiones, pasatiempos y viajes (sus categorías dependerán del tipo de documentos que necesita presentar). Obtenga un grupode bolsas de supermercado, y etiquete cada una usando sus categorías.
Tome un puñado de papeles de la pila y deje caer cada papel en la bolsa apropiada.
Una vez más, no busque fechas, cantidades u otros detalles que replique las cosas en grandes categorías, como tarjetas de crédito, banca, impuestos, etc.
A medida que pasa por los documentos, elimine cualquier elemento que involucre una acción y déjelo a un lado, en una bolsa etiquetada por separado. Los documentos de acción son fáciles de elegir.
Requieren que haga algo en una fecha determinada e incluya facturas, boletos de estacionamiento, RSVP y formularios, aplicaciones, etc.
que tienen una fecha límite.
Cuando haya terminado de clasificar, tendrá una bolsa de cosas bancarias, una bolsa de autos, una bolsa de tarjetas de crédito, etc.
Tenga en cuenta que las categorías variarán de persona a persona.
2.
Sorteo específico: a continuación, ordene el contenido de cada bolsa en categorías más específicas.
Por ejemplo, los servicios públicos pueden clasificarse en agua, gas, electricidad y cable.
La banca podría separarse por la cuenta #, o por ahorros, verificación y préstamo para automóviles (no se moleste con la pila de Acton.
Llegaremos a eso pronto). Nuevamente, sus encabezados particulares dependerán de los tipos de documentos que tenga.
Pero el director es el mismo.
Cada una de estas pilas subdivididas eventualmente obtendrá su propia carpeta de archivos.
3.
Archivo: ahora que el tipo está completo, es hora de configurar un sistema de archivo.
Dejemos que lo mantenga simple.
Los proyectos de ley, los estados y registros similares se presentarán cronológicamente, con el proyecto de ley más reciente al frente.
Por ejemplo, tome sus declaraciones de visa y organizarlas por fecha de instrucción, de la más antigua a la más actual.
Obtenga una carpeta vacía, etiquetela Visa y coloque las declaraciones adentro.
Haga lo mismo para cada utilidad, cuenta bancaria y otra pila del paso 2.
Las compras importantes obtendrán cada uno un archivo separado.
Entonces, si compra una nueva lavadora, cree un archivo de lavadora.
Ponga su recibo, garantía, manual y otra información relacionada con esa lavadora en el interior.
Si el aparato requiere reparaciones, también coloque esos recibos en la carpeta.
Los elementos no fechados, como los manuales de instrucciones y los artículos también entrarán en archivos etiquetados adecuadamente.
4.
Archivos de acción: recuerde los documentos del Paso 1, ¿que requieren su acción?Deje que S los ordene en dos pilas y asigne cada pila a su propio archivo.
El primer grupo incluirá artículos, como facturas que deben manejarse esta semana.
A algunas personas les gusta llamar a esto un archivo de Tickler.
Sugiero escribir cada tarea en una lista de tareas pendientes, ya que coloca el documento en el archivo.
Ponga todos los artículos que deben manejarse dentro de un mes, pero no necesariamente esta semana en la segunda pila.
Coloque estos elementos en un archivo etiquetado como una acción de 30 días.
La idea es revisar su archivo de 30 días regularmente y transferir elementos al archivo de Tickler, a medida que alcanza la fecha de fecha límite de una semana.
